Минтруд предупредил об «отпускных» нарушениях, которые есть у каждой второй компании

Учтите новые разъяснения Минтруда, когда будете закрывать долги по прошлогодним отпускам и предоставлять текущие. Чиновники окончательно запретили отпуска на выходные дни и предписали выплачивать отпускные раньше. Если вы проигнорируете эти новшества, штраф грозит не только компании, но и директору или главбуху. Как этого избежать — в нашей статье.

 

Нарушение 1. Отпуск на выходные дни

Штрафы: на компанию до 70 тыс. руб., на директора до 20 тыс. руб.
Зачастую у сотрудников остаются неиспользованные отпуска за прошлый год. Чтобы их истратить без ущерба для текущей работы, некоторые компании предлагают брать отпуск исключительно на выходные дни — субботу и воскресенье. Вроде всем выгодно: и работник получит побольше денег, и у организации не будут висеть долги по отпускам. Но это нарушение. Так считает Минтруд (письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).

Трудовой кодекс не запрещает совмещать отпуска с выходными и нерабочими праздничными днями. Это нам подтвердили в Минтруде (см. комментарий). Но отпуск и выходные — это два разных вида отдыха (ст. 106 и 107 ТК). Каждый сотрудник имеет право на оба из них. Если же их объединить, вы укоротите время на отдых, то есть нарушите права работника.

КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА

Можно ли предоставить отпуск с субботы

Диана Конькова, начальник отдела трудовых отношений Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России:«Трудовой кодекс не запрещает начинать отпуск с выходного дня. К примеру, работник вправе взять девять дней отпуска с субботы по следующее воскресенье. Главное, чтобы хотя бы одна часть его ежегодного оплачиваемого отпуска составляла не менее 14 календарных дней. Закон не устанавливает, на сколько частей можно раздробить остаток отпуска. Этот вопрос решают сотрудник и работодатель. Они вправе разделить остаток на любое количество частей.
Если же компания предоставляет отпуск исключительно на субботу и воскресенье, трудовые инспекторы могут расценить такие действия как завуалированную выплату компенсации за неиспользованный отпуск. Совмещая отпуск и выходные дни, работодатель нарушает право сотрудника на отдых. Оно гарантировано частью 5 статьи 37 Конституции. За это нарушение трудового законодательства проверяющие вправе оштрафовать компанию и ее директора по статье 5.27 КоАП»

За такое нарушение компании грозит штраф до 50 тыс. руб., а ее гендиректору — до 5 тыс. руб. За повторное нарушение штрафы выше: до 70 тыс. и 20 тыс. руб. соответственно (ч. 1 и 2ст. 5.27 КоАП).

Редакция рекомендует. Чиновники не против, если отпуск начинается с выходного. Но он должен захватывать еще и рабочие дни. Поэтому предоставляйте отпуска, например, с субботы по понедельник. Тогда у трудинспекторов не будет повода, чтобы обвинить вас в лишении работника законных выходных. Не должно быть претензий и в том случае, если предоставить отпуск с пятницы по воскресенье.

Важно учесть два момента. Во-первых, такими кусочками сотрудник сможет потратить не весь основной отпуск. Хотя бы одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК). Во-вторых, не стоит злоупотреблять этим способом. Если вы систематически предоставляете отпуска с субботы по понедельник или с пятницы по воскресенье, тем более нескольким сотрудникам, не исключены претензии трудинспекторов.

Будьте готовы доказать, что по понедельникам или пятницам отпускник не работал. Предъявите проверяющим табель учета рабочего времени с отметками об отпуске, а если в офисе есть пропускная система — еще и распечатку из нее. Проверьте, чтобы в эти дни сотрудник не подписывал никаких документов, например договоров, накладных, счетов-фактур, авансовых отчетов. Убедитесь, что он не упоминается в протоколах совещаний, которые состоялись в понедельник или пятницу. Так вы сможете подтвердить, что работник действительно использовал часть отпуска.

Нарушение 2. Поздняя выплата отпускных

Штрафы: на компанию до 100 тыс. руб., на директора до 30 тыс. руб.
В Трудовом кодексе указано, что работодатель обязан выдать отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). Если опоздать хотя бы на один день, компании грозит штраф до 50 тыс. руб., а ее руководителю — до 20 тыс. руб. За повторное нарушение оштрафуют на сумму до 100 тыс. и 30 тыс. руб. соответственно (ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП).

Минтруд впервые четко разъяснил, как считать трехдневный срок для выплаты отпускных. Между датой выплаты и первым днем отпуска должно пройти как минимум три календарных дня (письмо от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157). К примеру, работник идет в отпуск с понедельника, 25 февраля. Отпускные нужно выдать не позднее чем в четверг, 21 февраля.

Раньше в такой же ситуации чиновники разрешали выплатить отпускные в пятницу, 22 февраля. Но эти разъяснения давало другое ведомство — Роструд (письмо от 30.07.2014 № 1693-6-1). Оно находится в ведении Минтруда, поэтому должно учитывать позицию вышестоящей инстанции. Раз подход изменился, любая компания могла невольно нарушить трехдневный срок.

Редакция рекомендует. Выплачивайте отпускные так, чтобы до начала отпуска оставалось еще три полных дня. Тогда вы точно не нарушите установленный срок. Если работнику нужен отпуск с завтрашнего дня, безопаснее предоставить его без сохранения зарплаты. Ведь исключений по сроку выплаты отпускных в такой ситуации нет. Это подтвердил Минтруд (письмо от 26.08.2015 № 14-2/В-644).

Если вы нарушили срок по прежним выплатам, сошлитесь на письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1. Изучите судебную практику по своему региону. Некоторые суды также согласны, что день выплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок. К примеру, работник взял отпуск с 18 января. Суд подтвердил, что отпускные нужно было выплатить не позднее чем 15 января (апелляционное определение Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017).

Нарушение 3. Округление не в пользу работника

Штрафы: на компанию до 70 тыс. руб., на директора до 20 тыс. руб.
Законодательство не предусматривает округлений при подсчете дней неиспользованного отпуска. Большинству работников положен ежегодный отпуск 28 календарных дней. Значит, за каждый отработанный месяц сотрудник имеет право на 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.).
Минтруд разрешил при расчете компенсации за неиспользованный отпуск округлять дробное количество дней. Но сделал оговорку — округление возможно только в пользу работника (письмо от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

Зачастую бухгалтеры округляют количество дней по правилам арифметики, то есть излишек менее половины просто отбрасывают, а более половины — округляют до полного дня. Чиновники считают: если отбросить дробную часть, компания нарушит права работника. За это трудинспекторы оштрафуют и организацию, и ее директора.

ПРИМЕР 1
Сотрудница начала работать в компании с 1 ноября 2018 года, но решила уволиться с 28 февраля 2019 года. Отпуск за это время она не брала. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, бухгалтер определил, сколько дней отпуска положено сотруднице. Она проработала 4 полных месяца. Значит, компенсацию нужно выплатить за 9,33 дня (28 календ. дн. : 12 мес. × 4 мес.). Этот показатель компания может округлить до 10 дней. Округлять его до 9 дней нельзя.
Редакция рекомендует. Проще всего остаток дней неиспользованного отпуска не округлять. Когда работнику положена компенсация за 4,67 или 9,33 дня, только за этот дробный срок ее и выплачивайте. Тогда претензий точно не будет.

Если же компания готова поощрить работников, правила округления в большую сторону пропишите в коллективном или трудовом договоре либо локальном документе. К примеру, в положении об отпусках или правилах внутреннего трудового распорядка. Подойдет такая формулировка:
С помощью этого документа вы сможете защитить расходы на выплату компенсаций в повышенном размере. Тогда у налоговиков не будет повода, чтобы исключить их как экономически неоправданные.

ВАЖНО

Болезнь ребенка не продлевает отпуск
Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел сам работник, он может либо продлить отпуск на дни болезни, либо перенести эту часть на другой период (ч. 1 ст. 124 ТК). Отпуск нельзя продлить на время, когда сотрудник был на больничном по уходу за заболевшим ребенком. Об этом недавно напомнил Минтруд (письмо от 26.10.2018 № 14-2/ООГ-8536).

Чиновники признали, что компания может пойти навстречу и разрешить работникам переносить или продлевать отпуска на дни болезни детей. Главное, прописать это в коллективном или трудовом договоре либо локальном документе. Такие же разъяснения ранее давал Роструд (письмо от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1)

Нарушение 4. Удержание сверх лимита за неотработанный отпуск

Штрафы: на компанию до 70 тыс. руб., на директора до 20 тыс. руб.
Сотрудник по согласованию с руководителем может взять ежегодный отпуск авансом, то есть не отработав необходимого для этого стажа (ч. 2 и 4 ст. 122 ТК). Если вскоре после отпуска он решил уволиться, компания вправе удержать лишние отпускные. Но сумма удержаний не должна превышать 20 процентов от выплачиваемой при увольнении зарплаты (ч. 1 ст. 138 ТК).

Зачастую работодатели игнорируют это ограничение или неверно его трактуют. К примеру, полагают, что могут удержать по каждому основанию по 20 процентов от суммы на руки. Минтруд пояснил, что так поступать нельзя. Ведь 20 процентов — максимум, сколько вы можете удержать из одной выплаты (письмо от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142). Оставшийся долг работник может вернуть только добровольно.

ПРИМЕР 2

Сотрудник устроился на работу в декабре 2018 года. По согласованию с начальником в феврале 2019 года он взял оплачиваемый отпуск авансом, а в марте уволился. Компания выплатила работнику лишние отпускные — 14 000 руб. Он отказался вернуть эту сумму. Поэтому при расчете зарплаты за март бухгалтер удержал часть долга. Допустим, за март сотрудник заработал 15 000 руб., но, кроме долга по отпускным, у него осталась задолженность по подотчетным суммам — 8000 руб.

НДФЛ с зарплаты за март — 1950 руб. (15 000 руб. × 13%). Заработок за минусом налога — 13 050 руб. (15 000 – 1950). Из этой суммы бухгалтер вправе удержать для погашения долгов по отпускным и подотчету только 2610 руб. (13 050 руб. × 20%). После увольнения работник остался должен компании 19 390 руб. (14 000 + 8000 – 2610).

Редакция рекомендует. Чтобы не остаться с непогашенными долгами, по возможности не предоставляйте отпуска авансом. Если руководство все-таки пошло навстречу работнику, возьмите с него письменное согласие на возврат лишних отпускных в случае досрочного увольнения (см. образец). Тогда вы вправе удержать всю сумму переплаты из последней зарплаты. Но уволившись в начале месяца, должник сможет обойти и эту хитрость.

Образец. Согласие работника на удержание лишних отпускных

Когда лишние отпускные удержать не из чего, суды отказывают во взыскании долга с бывшего работника (апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.01.2018 по делу № 33-291/2018(33-22284/2017)). Верховный суд согласен с таким подходом (определение от 05.02.2018 № 59-КГ17-19). Предупредите об этом гендиректора.

Нарушение 5. Отсутствие в расчетном листке данных об отпускных

Штрафы: на компанию до 70 тыс. руб., на директора до 20 тыс. руб.
Компания обязана письменно информировать работников о составных частях зарплаты, других начислениях и удержаниях из нее за истекший месяц (ч. 1 ст. 136 ТК). Но четкий перечень выплат, которые нужно отразить в расчетном листке, нигде не закреплен. Минтруд разъяснил, что в листок необязательно включать сведения о тех выплатах, которые не связаны с зарплатой. К примеру, о материальной помощи, денежном подарке или премии ко дню рождения (письмо от 01.08.2018 № 14-1/ООГ-6433).

Отпускные не считаются частью зарплаты. Ведь зарплата — это вознаграждение за труд, а во время отпуска работник свободен от исполнения должностных обязанностей (ст. 106, 107 и 129 ТК). Казалось бы, информацию о начисленных отпускных можно не отражать в расчетном листке. Но Минтруд считает, что в листке надо указывать такие выплаты, как отпускные, пособия по больничному листу, компенсации за задержку зарплаты и т. п. Все они связаны с работой (письма от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459 и от 01.08.2018 № 14-1/ООГ-6433).

Если в расчетном листке недостаточно информации о начислениях, то компании и ее директору грозят штрафы. Кроме того, работник через суд может попытаться взыскать те выплаты, которые вы не детализировали в листке. Он сошлется на то, что не знал, какие из обещанных сумм ему выплатили, а какие — нет.

Редакция рекомендует. Проверьте, чтобы в расчетных листках были сведения обо всех начислениях, которые связаны с зарплатой (см. таблицу). Если из-за этого придется изменить форму листка, утвердите новый бланк. Предварительно согласуйте его с профсоюзом, когда таковой есть в вашей компании (ч. 2 ст. 136 и ст. 372 ТК).

Таблица. Сведения о каких выплатах включать в расчетный листок

Вид выплаты	Включать обязательно	Включать необязательно
Зарплата за отработанное время	•
Доплата за сверхурочную работу	•
Оплата за работу в выходные или нерабочие праздничные дни	•
Доплата за работу в ночное время	•
Доплата за работу во вредных или опасных условиях	•
Доплата за совмещение должностей	•
Производственная премия	•
Премия ко дню рождения или празднику		•
Подарок, в том числе деньгами		•
Отпускные	•
Компенсация за неиспользованный отпуск	•
Пособие по нетрудоспособности	•
Материальная помощь		•
Оплата питания		•
Оплата по среднему заработку за время командировки, медосмотра и др.	•
Суточные, в том числе сверх норм		•
Компенсация за использование для служебных целей личного имущества работника		•
Компенсация за задержку зарплаты или других выплат	•
Выходное пособие	•
Выплаты по договору аренды		•
Вознаграждение по договору подряда		•

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  














Вы можете выдавать электронные расчетные листки и не распечатывать их на бумаге. Способ выдачи пропишите в коллективном или трудовом договоре либо локальном документе (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Сохраняйте доказательства того, что работники получили расчетные листки. К примеру, если вы рассылаете их по электронной почте, запрашивайте уведомления о прочтении и сохраняйте их в архиве. Когда выдаете листки на бумаге, попросите сотрудника расписаться на втором экземпляре или в отрывной части.